1. Investiga e identifica la estructura organizacional mínima que requiere un Área de relaciones Públicas dentro de una organización para su óptimo funcionamiento y las ventajas que aporta a la organización.
Como ejemplo anexo dos organigramas que muestran claramente la estructura y Conformación de las áreas del departamento de relaciones publicas en una universidad y de un corporativo.
Ventajas:
Ayudan a clarificar el papel y la relación entre las distintas funciones internas.
El departamento de relaciones públicas tiene mayor capacidad para la redacción y distribución de mensaje4s de publicity, reclutado a menudo para ayudar a conseguir cobertura informativa a nuevos productos, cambios en los productos o sus precios y promociones especiales. Se brinda información sobre la empresa u organización a cualquier persona que requiera de la misma. Sirva de vocero oficial, el departamento está encargado de difundir, por medio de las diversas técnicas de comunicación, todas las actividades, eventos y promociones propias de la empresa. En general para la organización el tener un departamento de relaciones publicas ayudara a evaluar actividades y opiniones del público, con la finalidad de determinar a quienes van dirigidas las actividades e investigar a quienes van dirigidos los objetivos.
2. Redacta las funciones y alcances de las RRPP en las organizaciones:
· Atraer el interés del público a través de la publicidad.
· Liderazgo positivo de las relaciones publicas.
· Planes estratégicos que recojan todas las estrategias y programas.
· Un presupuesto adecuado, que incluya fondos para investigación adecuada de la opinión pública, análisis y evaluación de programas,
· Disponibilidad razonable para consultas y apariciones públicas.
· Reconocer situaciones de riesgo.
· Identificar los públicos ya existentes y los potenciales.
3. Diferencia entre los diferentes tipos de organizaciones, ya que es posible que la estructura del área de RRPP cambie de acuerdo al giro y/o el ámbito en el que se desenvuelva. Te puedes apoyar en la actividad anterior (ADA10)
Basándome de los organigramas adjuntos en el punto número uno, la diferencia es que, el departamento de relaciones públicas de una universidad está enfocado a informar a los alumnos de nuevo ingreso, alumnos regulares y egresados, así como a los profesores, de las situaciones presentes y futuras que afecten tanto positiva como negativamente al instituto. En general se encarga de informar de todas las actividades que el instituto participa con la sociedad, con otras universidades, etc. De platicas, conferencias y talleres así como eventos extracurriculares y sociales, y por otra parte con alumnos de intercambio y con junto con el área de marketing en la búsqueda de nuevos alumnos.
En cambio, en el departamento de relaciones públicas de un corporativo, su enfoque principal es la comunicación externa, con el gobierno, en cuanto a los tratados, convenios y/o pagos de impuestos así como informar de todos los cambios que pudieran notificarse al gobierno. Se invierte mucho en investigación y planificación, se tiene mucho trato con los medios de comunicación, local, nacional e internacional para informar cambios y/o actualizaciones en las políticas, objetivos; dependiendo del giro, informar del lanzamiento de nuevos productos, promociones, etc. y en general de todo cambio que pudiera realzar la reputación del corporativo ante la sociedad.
4. Menciona y explica brevemente algunos planes o sistemas de trabajo de las RRPP dentro de las organizaciones.
Mediante gestiones personales, difundir, propagar e informar estratégicamente a tiempo y en el momento oportuno sobre las personas, mercados, situaciones u organizaciones basándose en la imagen que desprendamos en la zona de influencia donde ejercemos nuestra actividad para que se nos respete y diferencie del resto por la calidad y contenido de nuestros productos, servicios, organizaciones u otros. Y para que esto se dé, el mensaje de las relaciones públicas deberá de llegar a sus destinatarios en tres principales canales: el primero son las notas de prensa o reportajes acerca de la empresa, son utilizadas para enviar un mensaje masivo al auditorio en cuestión; el segundo canal, es la comunicación en un auditorio en grupo, como las conferencias de prensa, dar folletos impresos de la empresa o platicas a asociaciones civiles y profesionales; el tercer canal son las comunicaciones personales, por medio de la estación de servicios en radio televisión. Pero para todo esto lo importante es la investigación y estudio de los programas, el diagnostico de las situaciones presentes, planificar y proponer acciones de comunicación para solucionar cualquier problema que pudiera surgir, poner en marcha las acciones, seguir la evolución, para después dar una retroalimentación y con esto adaptar y corregir los nuevos cambios.
5. Investiga y explica brevemente la estructura, funciones y sistemas de las RRPP en empresas consultoras o de asesorías externas.
El cliente (para una asesoría externa) es la organización, individuo o grupo de individuos que contrata los servicios profesionales de una asesoría externa de RRPP para el logro de un programa acordado con fines de asesoramiento continuado o para una actividad concreta durante un período específico de tiempo.
Una consultora externa se supone que tiene que ofrecer los siguientes servicios:
· consultoría interna
· consultoría externa o RRPP
Dentro de la cual encontramos el clipping (seguimiento de información de la empresa para medios radio y TV y que suele contratarse a empresas específicas y especializadas ya que requiere de mucha gente y medios), seguimiento en prensa, convocatorias y notas de prensa y presentaciones, road shows y congresos.
· institucional
Realización de revistas y folletos del sector y mantener las relaciones dentro del ámbito de la actividad profesional
Generan propuestas competitivas en el diseño, planificación e implementación de programas de Relaciones Públicas y Comunicación.
Las empresas conducen su negocio en una determinada sociedad y éste puede afectar y ser afectado tanto por la relación con los diversos públicos como por acontecimientos externos.
En las Consultarías desarrollan una actividad proactiva, anticipando y minimizando los potenciales riesgos de la empresa, pero también proyectando oportunidades que ayuden a crear la imagen deseada.
Mediante una cuidadosa planificación de comunicación integral, apoyan a los clientes para que desarrollen programas de comunicaciones efectivas con sus diversos públicos.
Referencias:
http://www.hrc-consultora.com/servicios_r_publicas.php
http://www.rrppnet.com.ar/planypuestaenmarchadelasrrpp.htm
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